৬. ডেটাবেজ-এর ব্যবহার

ক) ডেটাবেজকে বলা হয় তথ্যভাণ্ডার।

খ) ফিল্ড ও রেকর্ডের মধ্যে দুইটি পার্থক্য নিচে দেওয়া হলো : ফিল্ড রেকর্ড i. কোনো ডেটাবেজের ক্ষুদ্রতম একক হচ্ছে ফিল্ড। i. একাধিক ফিল্ডের সমন্বয়ে তৈরি হয় রেকর্ড। ii. টেবিলের প্রতিটি কলামের হেডিংগুলো এক একটি ফিল্ড। ii. একটি টেবিলে যতগুলো সারি থাকে ততগুলোই রেকর্ড।

গ) প্রভাষক রোকেয়া বেগমকে ডেটাবেজ থেকে তথ্য খোঁজার ক্ষেত্রে ইন্ডেক্স ব্যবহার করার পরামর্শ দিয়েছেন। রোকেয়া বেগম একটি বিশ্ববিদ্যালয়ের লাইব্রেরিয়ান। বিশ্ববিদ্যালয়ের বই সংক্রান্ত যাবতীয় তথ্য লাইব্রেরির ডেটাবেজে সংরক্ষিত থাকে। শিক্ষার্থী, প্রভাষক কিংবা প্রতিষ্ঠানের অন্য কারো বই সংক্রান্ত কোনো তথ্যের প্রয়োজন হলে রোকেয়া বেগম লাইব্রেরির ডেটাবেজ থেকে সরবরাহ করেন। ডেটাবেজ থেকে তথ্য খোঁজার ক্ষেত্রে তিনি যদি প্রভাষকের পরামর্শ গ্রহণ করে ইন্ডেক্স ব্যবহার করেন তাহলে তিনি নিম্নোক্ত সুবিধাগুলো পাবেন : ১. ডেটাবেজ থেকে খুব সহজে প্রয়োজনীয় তথ্য খুঁজে বের করতে পারবেন। ২. ডেটাবেজের এক বা একাধিক ফিল্ডের ওপর ইন্ডেক্স করে Alphabetically বা Numerically সাজাতে পারবেন। ৩. ইন্ডেক্স ফাইলের মাধ্যমে মূল ডেটাবেজ ফাইলের কোনো রূপ পরিবর্তন না করে রেকর্ডসমূহ বিভিন্নভাবে সাজাতে পারবেন। ৪. ইন্ডেক্স ব্যবহার করে কোনো বই থেকে যেমন কোনো বিষয় সহজে খুঁজে বের করতে পারবেন তেমনি কোনো ডেটাবেজ টেবিল ইন্ডেক্স করা থাকলে তা থেকে সহজেই কোনো রেকর্ড খুঁজে বের করতে পারবেন।

ঘ) উদ্দীপকের লাইব্রেরিয়ান রোকেয়া বেগম বিশ্ববিদ্যালয়ের বই সংক্রান্ত তথ্য সংরক্ষণে ডেটাবেজ পদ্ধতি ব্যবহার করেন। ডেটাবেজ হলো কম্পিউটারভিত্তিক একটি পদ্ধতি, যার সাহায্যে সংগৃহীত উপাত্ত সংরক্ষণ করে প্রয়োজন অনুযায়ী পুনরুদ্ধার করা যায়। নিচে এই পদ্ধতিটির বৈশিষ্ট্যসমূহ বিশ্লেষণ করা হলো : ১. ডেটাবেজে বিভিন্ন ধরনের টেবিল তৈরি করে তাতে অজস্র ডেটাকে সুসংগঠিত করে রাখা যায় এবং পরবর্তীতে চাহিদা অনুযায়ী বিভিন্নভাবে ব্যবহার করা যায়। ২. শিল্প প্রতিষ্ঠানের প্রাপ্য ও প্রদেয় হিসাব, ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট, বার্ষিক রিপোর্ট, উৎপাদন ও বিক্রয় ইত্যাদি যাবতীয় কাজের প্রয়োজনীয় তথ্য সহজে সংরক্ষণ ও নিয়ন্ত্রণ করা যায়। ৩. ডেটাবেজে সংরক্ষিত বিপুল পরিমাণ তথ্য থেকে কাঙ্ক্ষিত যেকোনো তথ্যকে দ্রুত খুঁজে বের করা যায়। ৪. বৃহৎ ডেটাবেজের অসংখ্য রেকর্ড থেকে শুধু প্রয়োজনীয় রেকর্ডসমূহ নিয়ে রিপোর্ট তৈরি করে প্রিন্ট করা যায়। ৫. বৃহৎ ডেটাবেজ হতে তৈরিকৃত রিপোর্টে পছন্দমতো গ্রাফ, চার্ট এবং ছবি সংযোজন করা যায়। ৬. ডেটাবেজের অসংখ্য রেকর্ড থেকে শুধু প্রয়োজনীয় রেকর্ডসমূহ নিয়ে মেইলিং লেবেল তৈরি করা যায়। ৭. ডেটাবেজে ব্যবহৃত কুয়েরিতে বিভিন্ন শর্তারোপ করে ডেটাবেজ থেকে রেকর্ডসমূহকে আলাদা করে ডেটা টেবিল তৈরি করা যায়। ৮. ডেটাবেজের একটি নির্দিষ্ট ফিল্ডের ওপর ভিত্তি করে দুই বা ততোধিক টেবিলের মধ্যে ডেটা আদান-প্রদানের জন্য রিলেশন তৈরি করা যায়। ৯. ডেটাবেজের অভ্যন্তরীণ ফাইলসমূহের মধ্যে লিংক তৈরি করা যায়। ১০. প্রয়োজনীয় ক্ষেত্রে ডেটাবেজে উপাত্তগুলোর রেকর্ড স্ট্রাকচার পরিবর্তন করা যায়।

উত্তর: পাশাপাশি কয়েকটি কলামের সমন্বয়ে গঠিত হয় একটি সারি। আর প্রতিটি সারিকে বলা হয় রেকর্ড।

উত্তর: ডেটাবেজের টেবিলে নতুন ফিল্ড বা কলাম যোগ করার জন্য নিম্নোক্ত ধাপগুলো অনুসরণ করতে হবে : ১. View আইকনে ক্লিক করে বা ভিউ ড্রপ ডাউন তালিকা থেকে Design View সিলেক্ট করলে Design View উইন্ডো আসবে। ২. এই উইন্ডোতে বর্তমান ফিল্ডগুলোর নাম দেখা যাবে। যে অবস্থানে নতুন ফিল্ড তৈরি করতে হবে তার নিচের ফিল্ডে ক্লিক করে ইনসার্সন পয়েন্টার বসাতে হবে। ৩. Design মেনুতে ক্লিক করলে ডিজাইন মেনুর রিবন উন্মোচিত হবে। এ রিবনে Insert Rows এ ক্লিক করলে ইনসার্সন পয়েন্টার বিশিষ্ট ঘরের উপরে একটি শূন্য ফিল্ড যুক্ত হবে। ৪. নতুন ফিল্ডের একটি নাম, ধরা যাক 'X' টাইপ করতে হবে। View আইকন ক্লিক করলে বা ভিউ ড্রপ ডাউন তালিকা থেকে Datasheet View কমান্ড সিলেক্ট করলে সেভ করার জন্য বার্তা আসবে। বার্তা বক্সের Yes বোতামে ক্লিক করতে হবে। ডেটাশিট উইন্ডোতে ফিরে গিয়ে দেখা যাবে 'X' নামে একটি নতুন শূন্য ফিল্ড যুক্ত হয়েছে। এভাবেই নতুন ফিল্ড যোগ করা হয়।