ক) হিসাবের জন্য স্প্রেডশিট এনালাইসিস সফটওয়্যার রয়েছে।
খ) ডকুমেন্টের প্রত্যেকটা লাইনের মধ্যে কী পরিমাণ ব্যবধান হবে তা নির্ধারণ করতে রিবনের পেইজ লেআউট ট্যাব ক্লিক করতে হয়। এখানে প্যারাগ্রাফ গ্রুপে স্পেসিং-এ লাইনের আগে ও পরে কত পয়েন্ট জায়গা থাকবে তা নির্ধারণ করে দিতে হয়।
গ) তৌফিকুল ইসলামকে তার বন্ধু আরমান শিকদার ওয়ার্ড প্রসেসর ব্যবহার করার পরামর্শ দিয়েছেন। ওয়ার্ড প্রসেসর হচ্ছে এক ধরনের সফটওয়্যার যা লেখালেখির কাজে ব্যবহৃত হয়। তৌফিকুল ইসলাম তার যাবতীয় লেখালেখির কাজ হাতে কলমে করেন বলে দ্রুত করতে গেলে তাতে নানা ধরনের ভুলভ্রান্তি দেখা দেয়। তাই তিনি যদি তার বন্ধুর পরামর্শ গ্রহণ করে ওয়ার্ড প্রসেসর ব্যবহার করেন তাহলে অফিসের চিঠিপত্র ও অন্যান্য লেখালেখির ক্ষেত্রে তিনি নিম্নোক্ত সুবিধাগুলো পাবেন :
১. নির্ভুলভাবে লেখালেখির কাজ করতে পারবেন এবং ভুল হলে সাথে সাথে সংশোধন করতে পারবেন।
২. সম্পাদনার সুযোগ কাজে লাগিয়ে তিনি তার লেখাকে নান্দনিকভাবে উপস্থাপন করতে পারবেন।
৩. লেখাকে নানাভাবে উপস্থাপন করতে পারবেন।
৪. পুরো লেখা প্রথম থেকে শুরু না করে নতুন লেখা প্রবেশ করানো, লেখা মুছে ফেলা বা লেখাকে পুনবির্ন্যাস করার সুযোগ পাবেন।
৫. ছবি, গ্রাফ, টেবিল, চার্ট ইত্যাদি সংযোজন করে ডকুমেন্টকে আরো আকর্ষণীয় করতে পারবেন।
৬. ডকুমেন্ট সংরক্ষণ করে তা যেকোনো সময় ব্যবহার করতে পারবেন। ফলে একই কাজ বারবার করার প্রয়োজন হবে না।
৭. প্রয়োজনবোধে দরকারি তথ্য এক ডকুমেন্ট হতে অন্য ডকুমেন্টে কপি করতে পারবেন।
৮. একই সাথে একাধিক ডকুমেন্ট নিয়ে কাজ করতে পারবেন।
৯. ফাইন্ড-রিপেস কমান্ড ব্যবহার করে বড় কোনো ডকুমেন্টে অল্প সময়ে শব্দ খুঁজতে এবং প্রতিস্থাপন করতে পারবেন।
ঘ) নির্ভুল এবং দ্রুততম সময়ের মধ্যে চিঠিপত্র উপস্থাপনের ক্ষেত্রে উদ্দীপকে উলিখিত সফটওয়্যারটি অর্থাৎ ওয়ার্ড প্রসেসর গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। কারণ কম্পিউটারে ওয়ার্ড প্রসেসর ব্যবহার করে চিঠিপত্র, গল্প, উপন্যাস, প্রবন্ধ, নিবন্ধ ইত্যাদি যেকোনো আকারের ডকুমেন্ট খুব সহজেই নির্ভুল ও দ্রুততম সময়ের মধ্যে উপস্থাপন করা যায়। মানুষ ইচ্ছে করলে হাতে লিখেও এসব ডকুমেন্ট প্রস্তুত করতে পারে। তবে এক্ষেত্রে ভুল কিংবা কাটাকাটি হওয়ার সম্ভাবনা বেশি থাকে। তাছাড়া শব্দ বাদ পড়ার কিংবা শব্দের বানান ভুল হওয়ার সম্ভাবনাও থাকে। তাই ওয়ার্ড প্রসেসর ব্যবহার করাই এক্ষেত্রে সবচেয়ে সুবিধাজনক। ওয়ার্ড প্রসেসর দিয়ে চিঠিপত্রসহ যেকোনো ডকুমেন্ট নির্ভুলভাবে প্রস্তুত করা যায়। একই লেখা ওয়ার্ড প্রসেসরে বারবার লেখার প্রয়োজন হয় না। কোনো লেখা একাধিকবার ব্যবহার করার প্রয়োজন হলে লেখাটি একবার টাইপ করার পর বার বার কপি করে নিতে হয়। এতে শ্রম এবং সময়ের সাশ্রয় ঘটে এবং কাজটি দ্রুত সম্পাদন করা যায়। ওয়ার্ড প্রসেসরে ব্যাকরণ ও বানান চেক দিয়ে বিভিন্ন বানান ও বাক্যের শুদ্ধতা বজায় রাখা যায়। সুতরাং নির্ভুল ও দ্রুততম সময়ের মধ্যে চিঠিপত্র উপস্থাপনের ক্ষেত্রে ওয়ার্ড প্রসেসর সফটওয়্যারের ভূমিকা ব্যাপক ও বিস্তৃত।
